リックソフトブログ

2024年04月15日

＜外部公開ページをきっちり管理＞新機能紹介｜Confluence Cloud「自動化で公開リンクを無効化」

Author

上田 麻耶 Maya Ueda

上田 麻耶</mt:Var>

　　

先日、Confluence Cloudの外部アクセス機能が確認しやすくなった「ミッションコントロール」を紹介しました。
招待したゲストへスペースが未割り当ての場合、上部に注意書きが出るようになっています。

▶＜使用状況や外部アクセス機能が確認しやすくなりました！＞新機能紹介｜Confluence Cloud「ミッションコントロール」－リックソフトブログー

今回は、外部アクセスを漏れなく対応できるように自動化機能がアップデートされましたので、機能の詳細をご紹介します！

本記事では

  • 新機能の概要
  • リリース時期
  • 活用シーン

を紹介していきます。

20240415_001.png

目次

新機能の概要

Confluence Cloud の自動化に、公開リンクとゲスト機能に関する機能が追加されました。

自動化のアクション：

  • ページの公開リンクを管理する
  • スペース内の公開リンクをブロックする
  • ゲスト ユーザーをスペースに割り当てる（グローバル自動化のみ）

＜Confluenceのグローバル自動化とは？＞

Confluence 製品管理者が設定できる自動化で、複数スペースにまたがったコンテンツ全体に動作する自動化機能です。
対して、スペース内のコンテンツのみに動作するスペース単位の自動化ルールは、スペース管理者が設定可能です。（パーソナルスペース含む）

ブランチ：

  • 未割り当てゲスト ユーザーのブランチ（グローバル自動化のみ）

テンプレート：

  • ラベルの追加時にページの公開リンクを無効にする
    • 例）「機密情報」ラベルが追加されたら公開リンクを無効にする
  • スケジュールが設定されたときにすべての非アクティブページの公開リンクを無効にする (繰り返し)
    • 例）毎月1日に、1ヶ月以上アクセスのないページの公開リンクを無効にする
  • スケジュールが設定されたときに、未割り当てのゲストをスペースに割り当てる (繰り返し)
    • 例）毎月1日に、設定漏れの未割り当てゲストを、指定のスペースへ自動的に割り当てる

Confluence自動化の活用シーン：公開終了を予約しておく

公開リンクが共有されたままになっているとセキュリティ面でのリスクが発生します。

Confluence 製品管理者は有効になっている公開リンクを一覧で確認できますが、都度の棚卸しは管理者の負担になってしまいます。かといってユーザー側は有効になっている公開リンク一覧を確認することができません。

定期的に自動で公開リンクを無効化にする設定を行うことで、本当に必要な公開リンクのみに整理することが可能です。

また、「〇〇日までこのページの公開リンクを有効」といった予約設定も可能です！少し設定が難しいため、以下のサンプルを参考にしてください。

2024年4月15日18時にページの公開リンクを無効にする

20240415_002.png

（ルールの全体像）

トリガー

「スケジュール時」を選択し、「高度な設定」を入力します。
CRON 式はタイムゾーンが UTC で設定されるため、日本時間の場合は -9時間して設定します。

2024年4月15日18時 の場合は、UTC 2024年4月15日9時のため、

例：0 00 09 15 APR ? 2024

20240415_003.png

check.png CRON かんたん解説

秒 分 時 日 月 曜日 年
0 00 09 15 APR ? 2024

ブランチ

「ルールのブランチを作成 / 関連するエンティティ」を選択し、「CQL」にページの id を入力します。

例：content = 2457845

20240415_004.png

check.png ページの id はアクセスしている URL を確認！

https://＜サイトURL＞.atlassian.net/wiki/spaces/＜スペース名＞/pages/ここの数字を入力

20240415_005.png

アクション

今回リリースされた「ページの公開リンクを管理する」を設定します。

20240415_006.png

check.png 公開リンクの「無効」と「ブロック」の違いって...？

  • 「無効」：公開リンクが無効化されアクセスできなくなりますが、再度公開リンクを有効にすることができます。
  • 「ブロック」：公開リンクが無効化されアクセスできなくなり、ユーザー側で再度公開リンクを有効にすることもできません。

20240415_007.png

（ブロックしたあとのページ共有画面）

色々な使い方ができそうなので、ぜひお試しください！
詳細は アトラシアンサイト（Confluence Automation + Public Links + Guest Access = ❤️） でも公開されています。

リリース時期

本機能は2023年3月にリリースが開始されました。まだお持ちの環境に機能が反映されていない場合でも、今後1～2ヶ月以内に反映されると思われます。
環境への反映時期は製品アップデートの画面より確認できます。

20240415_008.png

20240415_009.png

20240415_010.png

　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　

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