Jira Cloudのユーザー管理術「グループ」と「ロール」で使い分けるとみんなの「依頼されてやる設定作業」を減らせます。

2023年06月16日
Jira Cloudのユーザー管理術「グループ」と「ロール」で使い分けるとみんなの「依頼されてやる設定作業」を減らせます。

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野澤翔太 Shota Nozawa

野澤翔太</mt:Var>

こんにちは、ボク、りっくま！新しくジョインしたメンバーに、「権限の設定方法が前にいた会社と違う。前はすべてグループで管理していた」「りっくまさんたちの環境のプロジェクトロールってどういうフィロソフィーで設計しているんですか」と聞かれてしまったクマ。

でもボク、フィロソフィーとか難しいこと考えず「グループ」と「ロール」を使って設計している気がするクマ。

そこで、前にJira Cloudの権限回りの話を書いてくれてたリックソフトの野澤さんに、解説おねがいしたいクマ。

（いや～、こんなくまった質問も気軽にできるリックソフトの「サポートプラスpro」、入っていてよかったクマ）

りっくまさん、いつもお問い合わせありがとうございます。ちなみに本来サポートプラスProのお客様のお問い合わせにはヘルプデスクチームが回答します。今回は特別に野澤さん（アトラシアンの資格,ACP620ホルダー）がブログ形式でお答えします。

*ヘルプデスクチームにもACP620(Managing Jira Projects for Cloud Certification)保有者は何人もいます。

リックソフトからStandardプラン、Premiumプランのトライアルを開始した方も、トライアル期間中に５回までヘルプデスクの利用ができます。

Jira Cloud、「グループ」と「ロール」を使い分ける管理方法の最高のメリット

まず、現在のりっくまさんの組織のJiraは「グループ」と「ロール」を使い分けて運用をされていると思います。

改めて、りっくまさんたちのやり方のメリットをお伝えしますね。

プロジェクトのメンバー管理にプロジェクトロールを利用するメリットー依頼されてやる"設定作業"が減る！

「プロジェクトロール」はJira管理者が自由に作成できます。
（メリット１）Jira管理者から組織管理者へのグループ追加/変更/削除の依頼回数の削減というメリットがあります。

「プロジェクトロールを使ったスキーム設計」をすれば、プロジェクト間で設定の使いまわしができます
（メリット１）Jira管理者がプロジェクトのスタートアップおよび設定変更にかかる時間の削減
（メリット２）プロジェクト管理者のプロジェクトのメンバーシップ管理に関する学習時間の削減
利用箇所：プロジェクト権限(最重要)、課題セキュリティ(重要)、ワークフロー(任意)、通知(任意)

プロジェクトのメンバーシップ(チームメンバーとその権限)の管理をプロジェクト管理者で行えるようになります。

プロジェクト管理者からJira管理者への設定変更依頼回数の削減できます。要するにJira管理者の作業コストを減らすことができます。

Jiraの「プロジェクトロールでプロジェクトを管理」できるように設計するには

■Jira管理者の設定

まずは、権限スキームをプロジェクトロールでカスタマイズします
次に、"必要に応じて"、課題セキュリティをプロジェクトロールやカスタムフィールドなどを用いてカスタマイズします
次に、"必要に応じて"、ワークフローおよび通知スキームについてプロジェクトロールやカスタムフィールドなどを用いてカスタマイズします
最後に、プロジェクトロールの定義をプロジェクト管理者向けにドキュメント化しプロジェクト管理者に公開します

■プロジェクト管理者の設定

まずは、Jira管理者が作成したプロジェクトロールの定義を確認します
次に、プロジェクトの参加メンバーに適切なプロジェクトロールを1つないし複数割り当てます
最後に、"必要に応じて"、プロジェクト固有の設定を実施します

プロジェクトロールを使わずすべてを「グループで管理する」ときってどんな時？

プロジェクト管理の主導が組織管理権限を併せ持ったJira管理者にあるプロジェクトが該当します。ニューメンバーさんの前職はどうやらこのタイプの運営方法だったようですね。

同様のプロジェクトが複数ある場合は、プロジェクトロールを作成してスキームを使いまわせるように設計する場合があります。
その場合は各種スキームはプロジェクトロールを使って設計しますが、プロジェクトロールの割り当てはグループで行います。
プロジェクトロールにグループのみを割り当てることで、メンバーシップの管理は組織管理者によって管理されます。

*ただし、組織管理権限を持たないJira管理者であってもプロジェクトロールや各種設定を修正できてしまいます。管理権限をすべて集約する場合にのみ有効と考えられます。

参考資料：権限と状況設定、早見表

〇：メンバーシップの管理を含めたプロジェクト管理ができる
△：メンバーシップの管理に一部制限があるがプロジェクト管理ができる
×：メンバーシップの管理以外のプロジェクト管理ができる

状況設定	組織管理者（Jira管理権限あり）	組織管理者（Jira管理権限なし・プロジェクト管理権限あり）	Jira管理者（組織管理権限なし）	プロジェクト管理者（組織管理権限／Jira管理権限なし）
グループでのみの指定で各種設定を行う	〇	△ (グループメンバーを変更することなく対象のグループを追加したい場合にはJira管理者に依頼する必要がある)	△ (グループのメンバーの変更の場合は組織管理者に依頼する必要ある)	×
プロジェクトロールでの指定で各種設定を行うが、運用ルールとしてプロジェクトのメンバーシップ管理はグループでの指定で行うようにする	〇	〇	△ (グループのメンバーの変更の場合は組織管理者に依頼する必要ある)	△ (グループのメンバーの変更の場合は組織管理者に依頼する必要ある)
プロジェクトロールを使って各種設定を行う	〇	〇	〇	〇

*Jiraの製品アクセス権限は持っているものとする

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