リックソフトブログ

2024年02月29日

社内の議事録をConfluence（コンフルエンス）に一本化したい...【カレンダーアプリと紐づけてConfluence議事録を自動作成する方法】Meetical Meetings for Confluenceを紹介します（設定編）

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堀田（リックソフト　マーケティング部） hotta

堀田（リックソフト　マーケティング部）</mt:Var>

　　

社内Wiki・コラボレーションツールの「Confluence」にナレッジを共有したい・議事録もConfluenceに集約したいけど、会社で使っているGoogleカレンダーの「メモ」機能で議事録を作る人が多く、議事録が分散している...というお悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。

堀田は先日、訪問した企業さんは「Googleカレンダーでスケジュールに招待」「Googleカレンダー上でGoogle Documentの議事録ページにも招待」「Google Documentに事前に確認したい事項を書いておく」というワークフローができており、便利だなと思う反面、「このワークフローが社内標準になっていたら、議事録がConfluenceとGoogle Documentに分散してしまうのでは？」と危惧しました。

「Googleカレンダーで、自動でConfluenceに議事録ページを作るボタンをつけて、社員に議事録もConfluenceに書いてもらうようにしたい」という方に向け、アプリ"Meetical Meeting for Confluence"を紹介します。

Meetical Meetings for Confluenceでは何ができるの？

Meeticalを利用し、ConfluenceとGoogleカレンダー、OutlookカレンダーをAPIでリンクすることで、大きく3つのメリットがあります。

  1. Googleカレンダー・Meeticalカレンダーからスケジュールに対して、Confluenceページを作成し、リンクが自動でスケジュールに記載
    →該当スケジュールに関するConfluenceページを探さなくて済むようになり効率化！
  2. MeeticalカレンダーでConfluenceページが作成済かどうか色判別が可能に
    →該当スケジュールの議事録作り忘れ防止に繋がります
  3. テンプレート次第で、いろいろなバリデーションのページを簡単に作成可能
    →>議事録クオリティの統一化につながります。

ここからは、Googleカレンダーを使った例で、【設定編】【実践編】に分けてもう少し具体的に説明をしていきたいと思います。

1.初期設定で、Application同士をリンクさせる

Meeticalを使用するためには、以下の手順で各アプリケーション同士をリンクさせる必要があります。

  • ConfluenceとMeeticalのApplicationリンクを設定
  • Chrom（Google ユーザー）とMeeticalをリンクさせる
  • Chromに拡張機能をインストールする

難しく感じるかもしれませんが、設定は専用ウィザードに沿って行えばできる簡単仕様となっているので手順通りに進めて行けば問題ありません。
また、5分ほどの時間で完了させることができるボリュームとなっております。

2.ConfluenceとMeeticalのApplicationリンクを設定

専用ウィザードの一例。基本的に青色のボタンに沿って設定すれば問題ありません。

meetical-meetings-for-confluence01.png

どの項目に入力が必要なのか、各項目にどんな値を入力すればいいのかなどは、Meeticalで全て用意されているドキュメントを見ればOKです！

meetical-meetings-for-confluence02.png

meetical-meetings-for-confluence03.png

meetical-meetings-for-confluence04.png

3.Chrome（Google ユーザー）とMeeticalをリンクさせる

Meeticalをインストールすると、Confluenceのアプリメニューに「Meetical」が追加されます。

meetical-meetings-for-confluence05.png

まだ、MeeticalとChrome（Googleユーザー）のリンクが設定されていない場合設定ウィザードが表示されます。

meetical-meetings-for-confluence06.png

この設定ウィザードも基本的に青色になっているボタンを押下していけばOKです。

meetical-meetings-for-confluence07.png

途中で、Google ユーザーの指定を求められます。Meeticalに反映させたいユーザーを選択してください。
（状態によってはログインを求められます。）

4.Chromeに拡張機能をインストールする

Chrome（Googleユーザー）のリンクが終わったら、その後、Chromeに拡張機能インストールを求められます。

meetical-meetings-for-confluence08.png

こちらも同様に青色のボタンで進めていけば問題ありません。

meetical-meetings-for-confluence09.png

インストール後、上記のウィザードが表示されれば設定は完了となります。

Meeticalカレンダーを使ってみる！

設定が完了し、Meetingメニューを開くと

meetical-meetings-for-confluence10.png

ConfluenceのMeetical Meetingsページに、Google カレンダーの情報が表示されます。

meetical-meetings-for-confluence11.png

※Meeticalカレンダーから、スケジュール登録はできないようです。

すでに登録されているスケジュールをクリックすると、Confluenceページの作成または、該当スケジュールを開くことができます。（Google カレンダー）

meetical-meetings-for-confluence12.png

Create New PageからConfluenceページを作る

Meetical カレンダーからConfluenceページを作ってみましょう。

「Create New Page」を押すと、以下のウィザードが立ち上がります。

meetical-meetings-for-confluence13.png

作成したいConfluenceのスペースを選択。また、ページのテンプレートを選択し、「Create Page」を押下。

meetical-meetings-for-confluence14.png

Confluenceページが作成されました。Confluenceページ作成済だとスケジュールの色が変わります。

この色の違いで、該当スケジュールのConfluenceページ有無が判断できます。作成忘れ防止に役立てられますね！

作成されたConfluenceページを確認してみましょう

meetical-meetings-for-confluence15.png

Meeting Notesのページツリーが自動作成され、その中にページが生成されるようです。

後編はこちら

後編

「社内の議事録をConfluence（コンフルエンス）に一本化したい...【カレンダーアプリと紐づけてConfluence議事録を自動作成する方法】Meetical Meetings for Confluenceを紹介します」の
実践記事はこちら

　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　

アプリ「Meetical Meetings for Confluence」について詳しくはこちらをご覧ください

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