Confluence（コンフルエンス）からの大量のメール通知を停止したい！「ウォッチ」機能と仕組みを解説

2023年03月07日
Confluence（コンフルエンス）からの大量のメール通知を停止したい！「ウォッチ」機能と仕組みを解説

Author

前原朋子 maehara.tomoko

前原朋子</mt:Var>

こんにちは。カスタマーサクセスの前原です。

2023年2月に入社したばかりの私はAtlassian（アトラシアン）製品初心者なのですが、「Confluenceって便利だなぁ」と使えば使うほど実感しています。今後は皆様に、たくさんの便利機能や活用方法をご紹介させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします！

さて、今回のテーマは「Confluenceから通知される大量のメールへの対処法」についてです。

ご存じの通り、Confluenceは一言でいうと "社内Wiki（ウィキ）"。コンテンツを簡単に作成し、メンバー間でコメントし合いながら内容をブラッシュアップしつつ、日々大量に作成されるコンテンツ群を一元管理できるツールです。検索も高速、お気に入りのページは「ウォッチ」することで、更新時にメール通知を受けることができます。

私も入社した直後に研修で参照したページを「ウォッチ」しまくっていたのですが、メールが大量に届くようになってしまいました・・・。これでは見逃してはならない大事なメールが埋もれてしまいそうです。なんとかならないものか・・・。

1．そもそもConfluenceの「ウォッチ」機能とは？

ページ、ブログ、またはスペース全体をウォッチすることができます。自分の業務に参考にしたいページ、いつも面白い記事をアップしてるメンバーのブログをウォッチすることで、該当コンテンツが更新された時に通知を受け取ることができます。

最新情報がタイムリーに確認できて便利ですね！

通知タイミング	ウォッチしたコンテンツが追加、編集、または削除された時（コメントを含む）
通知方法	メール通知通知ボックス（Confluence 右上のベルマーク）

通知
タイミング

ウォッチしたコンテンツが追加、編集、または削除された時（コメントを含む）

通知方法

メール通知
通知ボックス（Confluence 右上のベルマーク）

2. Confluenceの「メール通知」設定の仕組み

「、」から「。」に修正されただけでも編集は編集、通知があります。そのため、ウォッチページが多いほど当然ながらメール通知数が多くなります。メールボックスが溢れてしまうほどになると、大事なメールが埋もれてしまうなど、業務に支障をきたしてしまいそうですね。

その場合は以下をご確認ください。

対策 1. スペース全体をウォッチしていませんか？その場合、配下の全てのページがウォッチ対象となっています。本当に必要なページのみウォッチしましょう。

対策 2. 本当にお知らせが必要なのか、改めてウォッチページの精査をしてみましょう。

3．ウォッチした覚えの無いページの更新情報がメール通知されてくる！？

デフォルト設定では、［自動ウォッチ機能］が ON になっています。この時、以下が自動的にウォッチの対象となります。

自分が作成 / 編集したページやブログ
自分がコメントを追加した、他メンバーのページやブログ

これらに対してウォッチが不要な場合、［自動ウォッチ］を解除することでメール通知を停止することができます。

自動ウォッチ解除の手順

1.ナビゲーションの右側にあるプロフィール写真をクリックし、［設定］を選択します

2.左側のパネルで［メール］をクリックします

3.［編集］をクリックします

4.［自動ウォッチ］のチェックを外し、［送信］ボタンをクリックします

［メール設定画面］にあるその他の項目については、以下の通りです。

メール設定	説明	コンテンツ
自分の操作を通知	他のユーザーの変更に加えて、自身の変更のメール通知を受信します。	ウォッチしているすべてのページおよびスペースすべての配信登録設定に影響します（配信登録しているメール通知がない、またはウォッチしているページやスペースがない場合は、「自分の操作を通知」を選択しても何も通知がありません）
自分のコンテンツに「いいね！」が付くかリアクションがあった際に通知を受信	自分が作成したページに「いいね!」が付くかリアクションがあると、メール通知を受信します。
日次ダイジェストを配信登録	ウォッチしているページとスペースのアップデートやアクティビティの概要が記載されたメールを毎日 1 通受信します。個別のアップデートメールを受信したい場合は、このチェックボックスをオフにします。	ページやブログ投稿に追加された更新、編集、反応、コメントの概要と数。
日々の更新を配信登録	閲覧権限のあるすべてのスペースのコンテンツにおける変更を要約したメールレポートを毎日受信します。	ページとブログ投稿の編集更新の要約（添付ファイルに関する情報は含まない）
新たに注目しているユーザーの通知を購読	誰かが自分のフォローを選択した際にメール通知を受信します。
変更されたコンテンツを表示	コンテンツに行った変更の詳細を通知に記載します。このオプションを選択していない場合、通知にはページタイトルとページ更新時に作成者が追加したコメントのみが記載されます。このオプションを選択すると、現在と以前のページの差異を通知に記載します。	ページおよびブログ投稿に行われた編集
ネットワークに参加する	閲覧権限があるコンテンツに、フォローしているユーザーが変更を行った際にメール通知を受信します。	追加、編集、削除が行われたページ追加、編集、削除が行われたブログ投稿追加、編集、削除が行われたコメント
すべてのブログ投稿を購読	閲覧権限のあるすべてのブログで変更があった際のメール通知を受信します。	追加、編集、削除が行われたブログ投稿
Subscribe to attachment notifications （添付ファイル操作の通知を受信）	ウォッチしているページ、またはウォッチしているスペース内のページに添付ファイルが追加または削除されたときに、メール通知を受信します。	ウォッチしているすべてのページおよびスペースに追加または削除された添付ファイル

4．Confluence からの自動メール通知設定に頼らない場合

Slack はいわゆる企業向けのグループチャットツールであり、導入されている企業様も多いと思います。
様々なWebサービスと連携できますが、ConfluenceもまたSlackとの連携が可能です。
Confluenceで行われている作業の最新情報を Slack チャンネルから直接入手できます。
以下は、「議事録」スペースに記事がアップされるたびに、Slackの「Confluence_議事録」チャンネルに通知する設定例です。

そうだ、Slack と連携しよう！

1.通知を受けたいスペースのサイドバーから［スペース設定］－［統合］を選択、［Slack Notifications］内の［Add Subscription］をクリックします

2.通知を受信したいSlackのワークスペースとチャンネルを指定し、設定内容を確認したら［Save］ボタンをクリックします

途中、以下のようなメッセージが表示された場合には［許可］ボタンをクリックしてください。

上記設定を完了すると、今後は議事録が作成されるたびにSlackへ通知がとびます。

Slackのようなチャットツールはほとんどの方がリアルタイムで見る傾向にありますし、
Confluenceのページのリンクをクリックするとすぐに該当ページへ遷移できるので、生産性も上がりそうです！

さて、今回は「大量に届くConfluenceからのメール通知」についての対処法をご紹介しました。

みなさんの業務環境が快適になり、作業の効率がアップすること間違いなしです（！？）ので、ぜひお試しください！！

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