2024年03月07日
Confluence（コンフルエンス）の使い方｜基礎知識や便利機能を初心者向けに解説堀田（リックソフト マーケティング部） hotta
Confluence（コンフルエンス）は、豪州アトラシアン社が開発したソフトウェアで、「コラボレーションツール」や「企業向けWikiツール」として分類されます。
Confluenceはオンライン上に作成するページを中心にしたコミュニケーションのためのツールであり、社内向けに情報を発信・また収集し、共同して文書を作成し、チームに情報を公開し共有して、新しい価値を創造し引き出すためのツールです。
Confluenceを利用するユーザーは、プロジェクトや所属部署などの単位に用意された「スペース」内に「ページ」を作成して情報の共有や蓄積を行います。
こんなユースケースがございます。
グローバルで17万社以上が利用し、日本国内では自動車メーカーの「マツダ株式会社」、オンラインバンクの「みんなの銀行」、医療ヘルスケア部門のインターネット企業「メドレー」などでも利用されています。エンジニアが設計仕様書ツールとして導入した結果、非エンジニアでも入力しやすいためバックオフィスにも広まっていったケースが多いです。
ページの内容は単純な文字だけではなく、表や画像、文字の強調、段落分けなどの機能が利用できる強力なエディターを駆使して、チームメンバーにとって読みやすいページを作成することができます。
また、Confluenceには作成した情報を共有するためページにはユーザーがコメントを書き込むこともできます。Confluenceはコミュニケーション手段のひとつとして利用することも可能です。
現在はホワイトボード機能やAIによる要約機能もあり、自然言語でAIに質問をすると、社内に蓄積された情報をもとにAIが答えてくれるという機能もついています。（＊AI機能はプレミアム機能以上で利用可能）
クラウド版のConfluenceでは次々と機能がロールアウトされています。
新たにページを作成する場合はナビゲーションバーの「作成」ボタンをクリックし、「ページ」をクリックします。
そのページを開いている時に、「作成」をクリックし、すると、そのページの子ページが作成できます。
そのページを開いている時に、「作成」をクリックすると、そのページの子ページが作成できます。
新しいページを作るときにはわかりやすいタイトルをつけていただいていると思いますが、それでもたった一行では表現できる内容には限りがあります。作成した日付も入れておきたいとか、整理番号も入れようとか思うとさらに余裕は少なくなります。
そこで、新しいページを作ったら先頭に「情報」マクロなどを使って「このページは？」のようなページの自己紹介を加えてみましょう。
ページを作った意図、更新してほしいタイミングなどを書いておけば、あとで「ちょっとページの方向性が変わっちゃった」という事態も防げます。
同じような用途のページが複数作られるのを防ぐこともできるでしょう。
初めてConfluenceを触るユーザーにとっては「こう使えばいいのか」と安心してもらえると思います。
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バージョンや環境によって多少差はありますが、Confluenceではページを編集したときにコメントを残せる仕組みがあります。
この機能を利用して「どこを変更したのか」「なぜ変更したのか」をコメントしておくようにしてみましょう。
Confluence Cloudであれば編集画面右上の「...」ボタンをクリックして表示されるメニューから「バージョン コメント付きで公開」をクリックします。
そうしたらダイアログボックスにコメントを入力して「公開」ボタンをクリックします。
「どこを変更したのか」はConfluenceの特徴でもあるページ変更履歴で差分を見ればわかりますが、人員名簿のような上下に長いページでちょっとだけ変更したときなどは、変更点を見つけるのもなかなか難しいもの。
そんなときに「◯◯を●●に変更。」とメモしてあれば変更点を探す手間を省けます。
さらに「なぜ変更したのか」もメモにあれば「......なんでこんな変更をしたんだっけ？」という事態を防げます。
ほかのユーザーが見た場合には「......なんでここを変更したの？」という疑問に答えを提供できます。
ページを見ただけではわからない、あなたが変更を加えた理由を書いておくのがポイントです。
Confluenceの便利機能の一つである添付ファイル機能。
ページで「T」キーを押して表示される添付ファイルの管理画面で、ファイル単位にラベルやコメントを設定できることをご存じでしょうか。
ファイルのリストでアクション欄の「プロパティ」をクリックすると編集できるようになります。
ファイルのコメント機能を使って、そのファイルが何のために添付されているのかを教えてあげるようにしましょう。
例を挙げてみます。
あるアプリケーションの機能を検討しているページに画像ファイルが添付されました。
そのままでは「こんな画面が欲しい」なのか「この画面は悪い例」なのか、あるいは「他社のサンプル事例」なのかわかりません。
そこでファイルのコメントに「○○社の製品の例」と書いてあれば、もう誤解することはありませんよね。
この方法であれば添付ファイルマクロでファイルリストを作ったときにも説明を表示させられます。
ちょっとした気配りが時としていちばん嬉しかったりするもの。読んでもらう人、使ってもらう人のことを思って機能を使ってみてください。
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