こんにちは。リックソフトのプリセールス担当の阿部です。

Conflence Cloudの自動化（Automation）機能を紹介します。

既に、Cloud版のJira SoftwareやJira Service Managementをご利用の方は自動化機能の便利さを実感されていると思います。

その自動化機能がもうすぐCloud版のConfluenceにも実装されるようになります。

具体的なロールアウト時期は分かりませんが、このブログを書いている時点では、Atlassian社のロードマップ上、2022年第3四半期に公開される予定になっています。

• 英語版：https://www.atlassian.com/roadmap/cloud
• 日本語版：https://www.atlassian.com/ja/roadmap/cloud

Ricksoftでは、EA (Early Access) に申し込み、一足早く、どんなことができるのかを確かめてみましたので、その内容を紹介します。

Confluenceの自動化機能、適用先は「スペース」単位

Confluenceの自動化機能は、「スペース設定」メニューに「自動化」という名前で組み込まれます。

この「自動化」欄のルールをクリックして、設定メニューを開きます。

メニューの構成は、Jira SoftwareやJira Service Managementと同じですが、適用先が「プロジェクト」ではなく「スペース」になります。

ルールの組み立て方も同様に、下記3部構成でおこないます。

1. トリガー　：いつ実行するか
2. 条件　　　：どんな時に実行するか
3. アクション：何を実行するか

よく使用する条件やアクションのコンポーネントがあらかじめ用意されていますので、プログラム経験のない方でも簡単にルールを作ることができます。

ここでは、2つの使用例を紹介します。

Confluence自動化機能のユースケース１：ラベル付け

1つ目は、自動ラベル付けです。

ある文字列を含むページが作成されたら、そのページに特定のラベルを付ける、というルールを作成してみました。

具体的な内容を上記のパターンに当てはめると下記になります。

設定した内容は下記です。

条件では、Smart Valueを使用してスペース名とページタイトルを比較しています。

このルールをON（有効）にしておくことによって、ページが作成されるたびにルールが実行され、条件に合致した場合には「kb-pre-sales」というラベルが自動的に付くようになります。

ラベルを付け忘れることもないですし、ラベルを指定した検索時にも漏れなくヒットするようになります。

ページのラベル関連では、他にラベルの削除やラベルの貼り換え（いったん削除してから追加）なども自動化できます。

Confluence自動化機能のユースケース２：ページの自動作成

2つ目は、ページの自動作成です。

毎週決まった曜日に開催されるミーティングの議事録ページを作成し、参加メンバーにリマインドする、というルールを作成してみました。

先ほどと同じように上記のパターンに当てはめると下記になります。

設定した内容は下記です。

トリガーの部分には、このルールの具体的な起動時刻を設定しています。

設定画面に、ルールの実行間隔（日次、週次、月次など）と曜日、時刻を指定します。

ここでは、毎週火曜日の日本時間9:00AMに起動するように設定しています。

次に、3つのアクションを設定しています。

1つ目は、議事録ページの作成です。

タイトルには、週例会の開催日が入るようにしています。

このルールを実行するのは「火曜日」ですが、週例会は「金曜日」なので、Smart Valueを使って「火曜日の3日後＝金曜日」の日付を設定しています。

また、あらかじめ作成しておいたテンプレートを元にページを作成しています。

2つ目は、ページにコメントを追加しています。

コメント追加用のコンポーネントを利用して、参加者に今週の実績と来週以降の予定を記載するように依頼しています。

3つ目に、議事録ページが作成されたことを、Slackにて参加者に知らせています。

また、Slackからも議事録ページに飛べるように、メッセージにページのURLを含めています。

Slackへのメッセージ送信は、Webhookを使用しています。

作成されたページとSlackメッセージは下記です。

このようにして、毎週開催日の朝になって誰かが慌ててページを作成したり、開催直前に気が付いて報告事項が未記入のまま週例会に突入、といったことが防げるようになります。

大事なこととしては、単純な業務を自動化することによって、メンバーの工数を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

ページに対する操作では、ページのコピーやアーカイブができるコンポーネントも用意されています。

メッセージは、Teamsや通常のメールで特定のアドレスに送信することもできます。

今後も便利なコンポーネントやSmart Valueが充実してくると予想されますので、この機能がロールアウトされた際には、是非内容をチェックし、業務の効率化に役立てていただければと思います。

<追記>2023年２月にグローバル自動化ができるようになりました。

リックソフトブログ記事「Confluence（コンフルエンス）管理者向け新情報："グローバル自動化"ができるようになりました」