ー本記事は、文書管理ツール「Alfresco」をすでに導入されている方向けの記事ですー

こんにちは。リックソフト Alfresco（アルフレスコ）製品担当の川間です。
Alfrescoの製品に「Alfresco Content Accelerator」というモジュールがあります。「この製品はなんのために使用されるのだろうか？」という気持ちから調べてみたところ「レビューおよび承認の厳格な管理を必要とする重要なドキュメントの品質プロセスを実現できそう」ということがわかりました。

コンテンツのライフサイクル、レビュー、承認などの厳格な管理を必要とする研究職などで、文書を管理する全業務全般に役立てそうです。
参考情報:Alfresco Content Accelerator（https://docs.alfresco.com/content-accelerator/latest/）

本記事では「Alfresco Content Accelerator」および「Alfresco Content Accelerator」に組み込む製品（モジュール）を一部紹介してまいります。

モジュール「Alfresco Content Accelerator」とは

Alfresco Content AcceleratorはAlfrescoを操作する高度なUI（ユーザーインターフェース）を備えた製品になります。

Alfresco Content Accelerator はAlfresco Content Service にインストールを行わず、別インスタンスにインストールを行います。異なるインスタンスからAlfresco Content Acceleratorを操作してAlfresco Content Serviceに文書を登録するイメージとなります。

また、Alfresco Content AcceleratorはUI（ユーザーインターフェース）であり、Alfresco Content Accelerator単体では使用できません。

Alfresco Content AcceleratorのUIとともにUIの中で使用する製品（モジュール）を選定し、Alfresco Content Acceleratorに組み込みます。

組み込む製品（モジュール）について以下のものが存在します。

• Claims Management
• Policy and Procedure Management
• HR Employee File Management

業務に合わせて組み込む製品（モジュール）を選んでいきます。

■ 「Policy and Procedure Management」について：文書のライフサイクル管理をサポートするモジュール

今回は、３つの組み込む製品（モジュール）内の「文書」の「新規作成、変更、廃止」に関わる文書の承認ライフサイクルをサポートするもの「Policy and Procedure Management」を紹介します

参考：Alfresco Content Accelerator（https://docs.alfresco.com/content-accelerator/latest/）

「文書」は新規作成後、承認者により承認が行われ公開となります。

文書の変更時は新規作成した文書に変更を行い、その後承認者の承認を経て再度公開が行われます。

「Policy and Procedure Management」では上記ライフサイクルにおいて新規、変更、廃止それぞれ承認を必要とする際、「変更」フォームを用います。

「文書」変更（新規、変更、廃止）において「変更」フォームを用いることで厳格に文書を管理する仕組みを持たせています。

◦ ー「Policy and Procedure Management」文書新規作成時の操作

ユースケース：Alfresco Content Accelerator(Policy and Procedure Management) より新規文書を作成し、承認後、Alfresco Content Serviceのサイトに承認済みの文書を公開する

では実際に「Policy and Procedure Management」で文書新規作成する時の操作を紹介します。

◆ 操作

(1)「Add Documents」を押下します。

(2)「ドキュメントを選択」を押下し文書を選択後、「次」ボタンを押下します。

(3)文書の属性（左メニューの文書管理番号など）を入力後、「完了とアップロード」を押下します。

(4)文書がアップロードされ次第、文書がPDFに変換されバージョン「0.1」として登録されます。

(5)PDFに対して共同で注釈を付加します。

(6)共同注釈後、原本の文書（Word）をチェックインアウトし原本の文書（Word）をローカル端末で修正します。

(7)ローカル端末で文書を修正後、修正文書をチェックインします。

チェックイン後、ドキュメントのマイナーバージョンが変更されるのを確認します。

(8)新規文書を作成後、「変更リクエスト」を行います。※ 新規、変更、廃止それぞれの文書に対して「変更リクエスト」を実施します。

(9)「変更リクエスト」を実施後、「変更フォーム」が表示されるので変更内容を記載後に承認者を選択してリクエストを実施します。

新規文書の場合は「Change Categoryより「New」を選択します。

(10)　作成された変更フォーム内の「Start Approval Workflow」を押下し、承認を開始します。

(11)　承認者が承認処理を行います。

(12)　承認処理後、変更対象の文書のメジャーバージョンが更新されまます。その後文書の有効日を設定します。

(13)　承認済み文書のPDFをダウンロードします。

(14)　公開用サイトに承認済み文書のPDFをアップロードします。

以上で「文書新規作成時の操作」が完了となります。

登録文書や変更フォームは「サーチ」画面から検索可能です。

ダッシュボードを表示でき、自分が使いやすいようにダッシュボード内の内容をカスタマイズすることができます。

■ 組み込む製品（モジュール）の対応業種および業務について

下記の組み込む製品（モジュール）に対し「どのような業種でまたどのような業務」に使われるかを以下表に記載します。

• Claims Management
• Policy and Procedure Management
• HR Employee File Management

Alfresco Content Acceleratorについて、少しは興味を持っていただけたでしょうか。

もっと詳しく聞きたい、実際の動きを見てみたいなどのご要望などありましたら、リックソフトまでお問い合わせください。