第1回JIRA Software + WBSガントチャートで解決！：プロジェクトの進捗管理資料と現実が乖離してしまう

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2017/07/27
第1回JIRA Software + WBSガントチャートで解決！：プロジェクトの進捗管理資料と現実が乖離してしまう

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樋口晃Akira Higuchi

樋口晃

こんにちは。リックソフトのプリセールス担当の樋口です。

今日はプロジェクト管理をするPM(Project Manager)の方のお悩みをツールで解決できるかも知れない。というお話をさせて頂きます。

私もリックソフトに入る前は、SI会社で大型プロジェクトのメンバーとして働いていました。そのプロジェクトでは進捗管理はPMが各メンバーからの情報を集めて表計算ソフトの進捗管理資料に反映するという方式とっていましたが、とても大変でした。

リックソフトでは進捗管理は JIRA SoftwareとJIRAのアドオンであるWBS ガントチャート for JIRAで実施しているのでかなり管理の負担がかなり軽減されています。

表計算ソフトによるプロジェクト管理の問題点

PMの方は各担当者の進捗を集めて、結果で資料を更新します。

そうしますと、下記の様な問題が発生してしまうかと思います。

PMの方：資料の管理と集計に時間がかかり、本来のPM業務に時間を割けない。
担当者：スケジュールが変更され、資料が変更されても気づかい場合がある。

最大の問題は、PMの方の負荷が高い事だと思います。PMの方には、資料の作成や情報の伝達に時間をかけるのでは無く。本来のPM業務である「プロジェクトの全体把握」や「問題点の早期発見と早急な対策」に時間とエネルギーを使って頂きたいです。

JIRA Software と WBSガントチャート for JIRA について

ここで簡単に製品の紹介をします。

JIRA Software は Atlassian 社が開発した課題管理ツールです。元々はバグ管理ツールとして開発されましたが、タスク管理、工数管理、進捗管理、スケジュール管理など色々な業務で利用される様になりました。元々はJIRA という製品でしたが、JIRA Software はアジャイル開発のプロセスをサポートする機能が標準でサポートされる様になりました。

JIRA Software には豊富なアドオンが有り、ユーザーの要件に応じて様々なアドオンを追加できるのも大きな魅力です。アジャイル開発をサポートする機能は元々有ったのですが、ガントチャートや WBS(Work Breakdown Structure)の機能が欲しいという要望には応えられなかったので、Ricksoftがアドオンとして開発した物が WBS ガントチャート for JIRA です。

JIRA Softwareでは、プロジェクトで実施する作業を課題で管理します。JIRA Software の機能だけで、課題の管理、担当者別の残作業の管理などはできます。WBSガントチャートを使うと、JIRAの課題を WBS形式、ガントチャート形式で閲覧し、この画面でプロジェクトの修正や追加が出来るようになります。

JIRA Software とWBSガントチャート for JIRAに関する詳しい情報はこちらをご参照ください。

JIRA Software

WBS ガントチャート for JIRA

JIRA Software と WBSガントチャート for JIRA 導入のメリット

次にこれらのツールを導入する事でどんなメリットがあるのかをご紹介します。

ツールを導入する事で、PMの作業負荷が軽減されて本来のプロジェクト管理に時間を使う事ができるようになると思います。また、スムーズな情報連携をする事で、チーム内にはリズムが生まれ、プロジェクト全体の生産性も向上します。

各担当者の進捗情報がガントチャートに集約される

これらのツールを利用して、プロジェクト内では各担当者が自分のタスクの進捗を更新するルールにしておきます。そうしますと、PMが各メンバーに聞いて回って資料を保守する手間から開放されます。

担当者は JIRA Softwareの自分の担当課題に進捗を入力します。一度入力した進捗情報をチーム全体で共有できる事がJIRA Softwareのメリットです。変更は関係者にメールで通知され、確認のためにWBSガントチャートや課題一覧を見ると情報が更新されています。プロジェクトの予実管理を「ガントチャート」で管理する事は良くありますが、大規模なプロジェクトになると進捗資料「ガントチャート」と現実の進捗は乖離していきます。残念な事にプロジェクトの規模が大規模になればなるほど、管理工数は増えていき乖離は大きくなると言われています。

スケジュールの変更を各メンバーで実施する事も可能ですが、それはお勧めしません。プロジェクトを管理するPMが全体の状況を確認しながら、後続のタスクの確認もしながら変更する事をお奨めします。