2016/08/09
JIRAで契約管理をするとこんなに便利！ 入社して2ヶ月未満でJIRAで業務改善
Author
上田 麻耶Maya Ueda
はじめまして！ソリューション統括部の上田です。
入社して3か月目のこの私がたいそうなタイトルのブログを書くことになりました。
そもそも今までグループウェアくらいしか使ったことがなかった私。
JIRA？Confluence？？課題チケット？？？
そんな状態だったのですが、慣れてくるとこりゃ便利！ JIRAの虜になりました。
JIRAを使い始めたばかりの目線でJIRAの良さをお伝えできたらと思います！
現状
さて、早速本題ですが、弊部では一部のお客様案件管理をConfluenceで行っていました。
株式会社〇〇様が保有しているJIRAの保守期限が2017年9月1日に切れるな～など、各社様の契約管理を月毎にConfluenceでまとめていました。
Confluence自体の使い心地はよく、みんなで共有して書き込めて、ワード感覚で使えて便利なのですが、契約管理には不向き！使いづらい！
ソートができないし帯を固定できないし、備考欄を作ってコメントを書き込もうんなら1社あたりの行幅が太くて見にくい～。
入社してすぐはConfluenceの方が使いやすかったので、私の中で、業務改善の候補にJIRAは挙がらなかったのですが、JIRAを使い始めてしばらくしてから、「JIRAの課題で管理してみようかな…」と思い始めました。
改善チャレンジ
早速チャレンジ。とりあえず1か月分のお客様データをJIRAの課題にうつしました。
カスタムフィールドで「最新情報」や「次のアクション」項目を作ったり、（厳密には管理者権限がないので作っていただきました;）別途アドオンをのせてカラーで管理したり。
見やすい～！
改善結果
フィルターをかけて該当案件を絞りこんだら、見たいものだけが一覧で見られます。
一覧表示の時に見たいフィールド、隠すフィールドがコラムで変更できるし、見たい順にソートができる！カラーフィールドで管理すると一目瞭然。素敵。
遅延やお客様確認中など、色をわけることでどの状態かどうかがわかりやすくなります。
さらに今まではお客様情報をcsvからコピペでConfluenceに貼り付けていたのですが、JIRAでは課題を一括でcsvインポートができるんです。しかもとても簡単。
さらに改善！
さらにさらに
アドオンの話になってしまいますが、Issue Editor を入れるとさらに便利になるのです！
エクセル感覚で一覧表示が見れて、そのまま編集することができます。
いちいち課題を開かなくても、まとめて修正・書き込みができます。
まとめると
- csvインポートで課題一括作成
- カスタムフィールドでお好みの仕上がりに
- フィルター機能で絞り込み（フィルター共有できます）
- Issue Editorをのせれば修正がより楽に！
業務上の効果
おかげで、月毎のデータの作成時間が短くなり、ミーティングでの報告時間の短縮にもつながりました。
「最新情報」と「次のアクション」を書き分けることで状況把握がしやすく、作業モレもなくなりました。
今まで管理していたものをJIRAに変えるだけ。それだけで業務改善につながりました。
みなさまもぜひ JIRAを使ってみてください。結構遊べますしおもしろいですよ～
また、リックソフトではJIRAを早期適用できる「 すぐに使えるテンプレート」といたしまして「 営業プロセス管理テンプレート」を提供しています。
ご相談などありましたら、お気軽にお問い合わせください!
それでは、最後まで私の拙い文章を読んでくださりありがとうございました。
感謝です。
またお会いしましょう！
