2019/04/04
イベント報告：ガートナー エンタプライズ・アプリケーション戦略 ＆ アプリケーション・アーキテクチャ サミット 2019
Author
渡辺 裕美Hiromi Watanabe
庭の豊後梅の花が咲き始めました。すっかり春ですね。
今年も梅酒が漬けられるほど実がなるといいなと今から楽しみにしています。
さて、リックソフトは、3/12、3/13に開催されたガートナー エンタプライズ・アプリケーション戦略 ＆ アプリケーション・アーキテクチャ サミット 2019 でブースを出展しました。
AIやビッグデータ、IoTをはじめとする技術革新、時間・空間に縛られない働き方など、我々の取り巻く環境は急速に変化しておりますが、驚くことにストレージにファイルを保存するというやり方は、旧来のやり方が未だあまり変化をしていません。
保存するストレージが、オンラインストレージに変わっただけでは、業務の生産性向上を達成することは困難と考えています。
今回は、「ファイルをストレージに保存する」という課題に対してお話します。
はじめに
昨今のデータ量の急激な増加などで、ストレージシステムは重視されてきていますが、不要なファイルが増えコストを圧迫したり、個人情報に誰でもアクセスしてしまい情報漏洩のリスクが増大してしまうなどの課題に対処する必要があります。
今回展示ブースにお立ち寄りいただいたお客様には、「ファイルサーバー」という枠を越えて、自動処理によってユーザの負荷を軽減したり、情報を検索しやすくするコンテンツ管理システム「Alfresco Content Services」をご紹介させていただきました。
「Alfresco Content Services」は、使いやすく仕事を効率的に進める仕組みが沢山ありますが、今回は情報（ファイル）をいかに効率的に整理し、素早く検索し、再利用するかについてご紹介しました。
課題解決のための機能紹介
フォルダのテンプレート化
ツールでルールを設定しフォルダ構成をテンプレート化することができます。
- サイトスペースで「テンプレートからフォルダを作成する」を選択すると、
- 「見積書」、「請求書」、「注文書」フォルダが作成されます。この３つのフォルダを作成するように設定がされています。
テンプレートを利用すると、作業を標準化することができ、効率的です。
フォルダルール
フォルダにルールがつけられていて、ファイルを自動振り分けすることができます。
- 先ほど作成したフォルダに「見積書_株式会社AAA_100001.xlsx」というファイルを「株式会社AAA」フォルダにドラッグ&ドロップすると
- 「見積書」フォルダに「見積書_株式会社AAA_100001.xlsx」が振り分けられ、そのファイルをPDF化して保存します。ファイル名に「見積書」という文言があった場合、「見積書」フォルダに保存し、またそのファイルをPDF化するというルールが設定されています。
例えば承認後の見積ファイルの改ざんを防ぎたい場合などは、PDF化しておきます。また権限はファイル毎設定できますので、一般ユーザーはPDFのみを閲覧できるなど権限を設定することも可能です。
AIサービスと連携して利用することで、ファイル名だけでなくコンテンツの中身で判断して自動振り分けするようなこともできます。
スマートフォルダ
ファイルを横断的に表示できます。
- スマートフォルダを開くと
- 「各会社の見積書」だけを閲覧できます。ドキュメントの種別を横串で閲覧できるように設定されており、並び替えて表示することができます。
検索の機能を組み合わせることで、「文書種別毎」、「コンテンツ作成者毎」、「作成された期間毎」に、利用する人の立場や、業務のプロセスに合わせてファイルと並び替えてブラウジングして見ることができます。
このように強力な検索機能で最大限に利用して、文書の再利用性を高めることができます。
前回のイベントでご紹介した自動タグ付け機能や、他にもアスペクトを利用した文書作成など他にも便利な機能が豊富にありますので、今後またご紹介できればと思います。
会社の資産である情報をどう積極的に活用するか？御社にとってそれによって得られる効果は何か？ご一考いただけると幸いです。
Alfrescoにご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
製品についてはこちらをご覧ください。
