りっくまのお便り投稿シリーズJira編６: 大量のJira課題をお掃除っクマ！

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2018/03/28
りっくまのお便り投稿シリーズJira編６: 大量のJira課題をお掃除っクマ！

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南澤華代Hanayo Minamisawa

南澤華代

こんにちは。リックソフトヘルプデスク担当の南澤です。

今回もリックソフトブログで一番人気？！のりっくまのお便り投稿シリーズをお送りします。
このシリーズは、技術知識があまりなく、Jira初心者の新米プロジェクトリーダーのりっくまくんが、弊社ヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。

今回は、りっくまからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

こんにちは！僕はりっくまです。

次年度に向けて、現在あるJira課題たちの整理をしているクマけど、もう見返さないな～でも消すのは躊躇するクマ～っていう課題が多くて、こういう課題たちはどうすればいいのか困っているクマ。
何かいいアイディアはないクマかね？

前回に続き、年度末に課題を整理するときによくある話題だと思います。
クマ語が多いので、一言でりっくまさんのやりたいことを言うと、「プロジェクトや課題のアーカイブ方法を知りたい」ですよね。

Jiraにはいわゆるプロジェクトや課題のアーカイブ機能はありません。
そのため、アーカイブのような操作をJiraの機能を使って実施します。

アーカイブの計画を立てる

Jiraには「アーカイブ」機能がないので、具体的にどのようにアーカイブするのかは皆さんが決めないといけません。

まず、どのレベルでプロジェクトや課題をアーカイブするかをはっきりさせましょう。

プロジェクトや課題は消したくないが、一般ユーザーから見られないようにしたい
プロジェクトや課題は消したくないし、ユーザーからも検索できるようにしたいが、不要なプロジェクト(課題)として区別したい
プロジェクトごと削除して他の環境に移したい

今回のりっくまさんの質問の場合は、一つ目のレベル「プロジェクトや課題は消したくないが、一般ユーザーから見られないようにしたい」だと思いますので、今回はこのパターンで実施してみましょう。

Atlassianさんでもプロジェクトのアーカイブの方法を以下のドキュメントで紹介しています。こちらもご参照ください。

プロジェクトのアーカイブ

アーカイブの手順を決める

今回は、以下の手順で進めていきます。
可能であれば検証環境でまず動作確認をしてから本番環境へ適用することをおすすめします。

古い課題を格納するプロジェクト「OLD」を作成
「OLD」プロジェクトの権限や通知の設定変更
既存のプロジェクトの不要な課題を「OLD」プロジェクトへ移動

一般ユーザーに周知する

今回はアーカイブした課題は一般ユーザーから閲覧できないようにします。
一般ユーザーへは、事前に変更点（古い課題は別プロジェクトへ移動すること・参照できなくなること）を周知するようにしましょう。
事前周知して、一般ユーザーから見えなくなると困るなどの意見があった場合は、アーカイブ対象を見直してみましょう。

課題をアーカイブしてみよう

それでは実際にアーカイブ操作をしてみましょう。

古い課題格納用のプロジェクトを作成する

古い課題を保存する専用プロジェクト「OLD」を作成します。
「共有された構成で作成」でプロジェクトを作成すると、移動元のプロジェクトの権限などの設定をコピーできるのでこの後の設定が楽ですよ。

古い課題格納用のプロジェクトの権限を設定する

今回は、一般ユーザーへは古い課題を閲覧できないようにしますので、OLDプロジェクトの権限スキームを変更します。
プロジェクトの閲覧対象や作成権限をロールAdministratorsへ絞込みます。

権限スキームをほかのプロジェクトと共有している場合は、ほかのプロジェクトへも影響があるので、スキームを新規で作成して設定をお願いします。