2017/03/17
第2回 Confluenceで解決！情報共有におけるよくある課題：共有ができない、面倒
Author
松崎 郁子Ikuko Matsuzaki
こんにちは。リックソフト営業の松崎です。
前回は、メールやファイルサーバーに情報が埋もれてしまうとい課題についてのConfluenceの解決策について書きましが、今回は、「情報共有ができない、面倒」という課題です。
情報共有ができない、面倒
メールは1:1のコミュニケーションです。そのため他の人と情報を共有しにくく、面倒です。
Confluenceを利用することによって、ドキュメントの共有、議論が簡単にできるようになります。
共有、議論の機能としては、共有機能、メンション付コメント、いいねがあります。
Cofluenceでドキュメントの共有、そして議論が簡単になります！
共有機能
Confuenceには共有機能が備わっています。
ページの右上の「共有」をクリックします。
宛先には、ユーザーやグループを選択でき、簡単に共有することができます。
共有を押すと、入力したコメントと共にConfuenceのURLがメールで通知されます。
弊社では、社内規定がは変更になった場合など、全社的に通知するときに利用したり、最新の技術情報などをConfuenceに記載してチームで共有したりなど、頻繁に使っています。
メンション付コメント
Confluenceではページにコメントを入れることができます。
コメントの種類は２つです。
1つはページコメントです。
ページの一番下にコメント欄があります。
これは、ページ全体にコメントする場合に便利ですね。
共有機能との違いは？とよく聞かれますが、共有はコメントが通知されるだけで残りませんが、ページコメントをする履歴が残るため、Confluence上で議論するのに最適です。
返信を押すとスレッド形式なるので、これも便利ですね。
もう１つは、インラインコメントです。
文字のなぞって右クリックすると、コメントマークが出てきます。
これを押すとコメントすることができます。コメントを入れると該当の文字が黄色でハイライト表示されます。
これは、ピンポイントにコメントを入れることができるので、間違いを指摘したい時などレビューするときに便利ですね。
私はお客様とのミーティング議事録を必ずConfluenceに残すようにしているのですが、ミーティング中に出た不明点や知らない言葉などをインラインコメントで社内のメンバーに質問する際によく使っています。
インラインコメントは、「解決済」というボタンがあり、それを押すと、コメントが消えます。
ただ、履歴は残っていますので、確認したい時はページ右上の「・・・」から「解決済コメント」をクリックすると過去履歴をすべて見ることができます。
また。ページコメントもインラインコメントも「メンション」といって、@+ユーザー名を付けることで特定のメンバーに通知できるようになります。
「〇〇さん、これ確認しておいて！」
「△△さん、ここ間違っているよ」
というコミュニケーションが、Confluence上でできるようになり、また履歴が残るので、言った言わない、という問題がなくなりますね。
いいね
これは共有とはちょっと違いますが、SNS的な「いいね」ボタンもあります。
いいね！やコメントが多いページはダッシュボードの人気コンテンツに表示されるのでみんなに見てもらいたい、役に立つページなどにいいねして、拡散してみましょう。
弊社は、いいね！を既読の意味に使ったりもしてます。
自分宛にコメントを確認して、それに対してすべてコメントするの大変なので、特にコメントすることがない場合はいいね！を押してます。
こういったように、ちょっとしたルールを設けて活用してみるのもいいかもしれませんね。
最後に
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