2020/03/03
【テレワーク】今すぐ使える！チームの業務見える化ツール ～ 設定編 ～｜Confluence＋Slack編
Author
樋口 晃Akira Higuchi
無料でテレワークの仕組み作り
今回は Confluence と Slack を使って、テレワークでも文書を共同で作成して情報共有ができる仕組みを作ります。今回作る仕組みだけでも充分効果的だと思いますが、 【テレワーク】今すぐ使える！チームの業務見える化ツール 〜設定編〜｜Trello（トレロ）＋Slack（スラック）編 で作成した Trello と組み合わせて、「タスク管理はTrello」＋「文書管理はConfluence」と組み合わせても便利だと思います。
今回の仕組みの利点は下記の通りです。
| メリット | 説明 |
|---|---|
| テレワークのメンバー間で、共同で文書を作成できる。 | Atlassian は Confluence の事を、コラボレーションツールと呼んでいます。使ってみると解りますが、単なる文書管理のWikiを超えています。完成した文書を共有するシステムではなく、一つの文書を共同で作成する事ができます。 |
| 文書の変更、文書への指摘に素早く気づける。 | Confluence 単体でもメールで通知を受け取る事はできますが、チャット に比べると気づくのが遅くなりがちです。またメールは単発なので、そこで終わってしまいますがが、チャットには流れが有り続けて会話をする事ができます。また、SlackからConfluence のコメントに返信する事ができます。 |
| 文書の内容についてメンバー間でチャットできる。 | Confluence の「コメント」機能を利用すれば、 文書の内容について議論する事ができます。でも、会話はチャットの方がスピーディーでスムーズにできます。文書の中のコメントに比べて、時系列に全てのコメントが見えるので一覧性も良くなります。
また、Slack では1対1の音声会話もできますので、チャットだけに頼らず、必要な時はすぐに音声会話をすることができます。 |
では作ってみましょう
手順１：Confluence の準備
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | 無料プランの選択 | 下記のURLにて、無料「開始する」ボタンを押します。 |  |
| 2 | サインアップ | 右記の画面では Gmail で続行か メールでサインアップのいずれかを選んで下さい。サインアップを選ぶとメールアドレスや氏名などの情報を登録する画面が表示されますので、入力して下さい。 |  |
| 3 | アカウントの作成 | アカウントが作成できたら、右記の様なサイト名を登録する画面に進みます。このサイト名は、あなたが Confluence にアクセスする時にブラウザ入力するURLです。後での変更ができませんので、判りやすい名前を選んで下さい。既に使われている名前の場合はエラーになります。右記の様にサイト名の横に が表示されれば問題有りません。「同意して申し込む」ボタンを押して下さい。 |
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| 4 | アンケート | しばらくすると右記様な質問画面が表示されます。回答して下さい。質問は複数表示される事も有ります。 |  |
| 5 | チームメンバーの登録 | 質問に回答するとチームメンバーを追加する画面が表示されますので、一緒に仕事をしたいメンバーのアドレスを追加します。こちらは後で追加する事もできます。
後から追加する手順はこちらをご参照下さい： |
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| 6 | スペースの作成 | 続いて作業するスペース名を入力する画面が表示されます。スペースというのは Confluence で文書を共有するために使うフォルダーの様な物です。一つの Confluence 上にスペースは複数作成できます。最初に使うスペースの名前をここでは入力して下さい。 |  |
| 7 | ページ作成 | 作成したスペースのトップページという表紙の様なページの編集画面が表示されます。このページは 後の設定でスペースのホームページにするのでConfluence を使うユーザーが頻繁に見るページとなります。ポータルの様な作りにしておくと便利です。最初は、簡単に作って公開ボタンを押します。 | 
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| 8 | ページの公開 | 公開ボタンを押して、右記用様な画面が表示されれれば、ページ作成は完了です。
「公開」と言っても、チームのメンバーに公開されるだけです。IDとパスワードを持っていない人は、この Confluence の情報を確認する事はできません。 |
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| 9 | スペース ホームぺージの変更 | スペース一覧で Remote Work を選択した時や右記の「概要」を選択した時に表示されるスペースのホームページが、最初は右記の様なサンプルのページになっています。これは見栄えは良いのですが、自分で作ったページをホームページにした方が便利です。以下の手順で更新しましょう。 |  |
| 10 | スペース設定 | 「スペース設定」をクリックして、表示された画面で「スペース詳細の編集」をクリックします。 |  |
| 11 | ホームページの設定 | 「ホームページ」に先ほど作成したページのタイトルを入力して、保存ボタンを押します。タイトルは途中まで入力すると Confluence が補完してくれます。 |  |
| 12 | ホームページの確認 | 画面左上の「概要」をクリックして、作成したページが表示されれば成功です。 |  |
手順２：Confluenceの基本的な使い方
以上の手順で最低限の Confluence の準備はできましたが、いくつか説明を記載しておきます。必要に応じて実施して下さい。Confluence の更に詳細な利用方法は下記をご覧ください。
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | ページの追加方法 | ページを追加する場合は、画面左側の「＋」ボタンを押す事つ追加できます。今表示されているページの子ページとして作成されますので、親にしたいページを開いてから「＋」ボタンを押して下さい。ページのテンプレートを選択する画面が表示されますので、用途に合ったテンプレートを選択して「作成」ボタンを押して下さい。最初は、「白紙のページ」から始めるのが解りやすいと思います。
作成ボタンを押した後の手順はホームページと同じです。編集が終わったら、「公開」ボタンを押して下さい。 |
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| 2 | ページの基本操作 | 既存のページを修正したい場合は、画面上部の「鉛筆」アイコンをクリックして下さい。編集モードに変わります。ページのコピー、削除、移動などの基本操作は「・・・」をクリックすると表示されるメニューから行えます。この中の「ページ履歴」を選ぶと、ページの変更履歴が見れて便利です。 |  |
| 3 | ページへのコメントの追加 | ページの下部にある「コメントを書く」はコメント入力欄です。「ｘｘさんこのページを確認して下さい」という風に誰か宛のメッセージを入力すると便利です。後で実施する Slack との連携をするコメントはSlackにも連携されて便利です。また、文書の特定の位置を選択すると「コメント」ボタンが表示されます。文書への指摘を入れる時はこの機能が便利です。
また、コメントには @＋ユーザー名でメンションにすると、Slack でも相手に通知が飛んで便利です。 |
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| 4 | ダッシュボードについて | Confluence にログインした直後に表示される画面は右記の様なダッシュボードです。ダッシュボードには画面左上の Confluence のアイコンをクリックする事で、いつでも移動できます。ダッシュボードではこちらでは最近の更新状況を確認できます。この他にも「あなたの作業」を選ぶ事で最近閲覧したページ、作成・更新したページなどが確認できて便利です。
ダッシュボードで「スペース」をクリックする事でスペースディレクトリを表示でき、ここで星を付けたページが「星付きスペース」となり、ダッシュボードに表示されます。 スペースディレクトリでは、スペースディレクトリで追加できます。 |
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手順３：SlackにConfluence Appをインストール
Slack の始め方については、【テレワーク】今すぐ使える！チームの業務見える化ツール 〜設定編〜｜Trello（トレロ）＋Slack（スラック）編の「手順２：Slackを利用できるようにする」を参照してください。Slack のワークスペースに、Confluence の App をインストールします。この作業は、ワークスペースの管理者が実施します。
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | App管理画面 | Slack にログインし、メニューから「その他の管理項目」→「アプリを管理する」を選択します。 |  |
| 2 | Appを検索 | App ディレクトリが表表示されたら、App の検索で Confluence Cloud を検索して選択します。 |  |
| 3 | Appを追加 | 右記のConfluence Cloud の画面で、「Slackに追加」ボタンを押します。 |  |
| 4 | 権限の確認 | Appが権限をリクエストしますので、確認して「許可する」ボタンを押します。 |  |
| 5 | done! | 右記の画面が表示されれば、Appの追加は成功です。 |  |
手順４：Slackから Confluence にログイン
手順３が完了したら、下記の手順で Confluence へのログインを実施して下さい。手順３は誰かが一度だけ実施すれば良いのですが、下記の手順はユーザーが各自で設定する必要が有ります。
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | Confluence App の利用 | Slackの画面左下の 「最近使用したアプリ」中に「Confluence」が表示されていますのでこれを選択します。 |  |
| 2 | 「Confluence」が表示されていない場合 | 上記の通り、Confluence が表示されていれば良いのですが、表示されていない場合は「App」を選んでから「Confluence Cloud」を選択して下さい。 |  |
| 3 | コマンド入力 | 「Confluence」を選択した状態で、左記の様にコマンドを入力します。 /confluence で始まるメッセージは Confluence APP のコマンドとして処理されます。”xxxx”の部分はご利用の Confluence に合わせて変更して下さい。 |
 |
| 4 | Loginボタン | Confluence App が右記の様なメッセージを返してくれますので、Log in ボタンを押します。 |  |
| 5 | Connect access | 右記の画面が表示されますので、Connect accounts ボタンを押して下さい。Confluence のログイン画面が表示された場合は、ログインすると右記の画面になりますので、ログインして下さい。 |  |
| 6 | 権限リクエスト | 右記の画面が表示されたら、確認のうえ 「許可」を押して下さい。 |  |
| 7 | メッセージ確認 | Slack に右記のメッセージが表示されればOKです。 |  |
手順５：Slack チャンネルとConfluence スペースを連携
Confluence と Slack の連携設定が終わったので、Confluence のスペースと Slack のチャンネルを接続してみましょう。これを実行すると、Confluence の更新情報を Slack で確認できる様になります。また、自分へのメンションにも素早く気付けるので、コメントへの回答がスムーズになります。
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | Confluence App のコマンド | Confluence のスペースとチャンネルを接続するには、Confluence App のコマンドで実施します。
Slackのチャンネルで、 右記の様にコマンド一覧が表示されます。この中の、 connect コマンドでチャンネルとスペースを接続することができます。 ここでは、Remote Work という Confluence のスペースと #remote-work という Slack のチャンネルを接続します。 |
 |
| 2 | Confluence のURL | Confluence と接続したい Remote Work スペースのページを開いて、URLをコピーします。 |  |
| 3 | /confluence connect | Slack の チャンネル #remore-work を開いて、以下のコマンドをメッセージととして入力します。xxx の部分はお使いの Confluence のURLに合わせて、変更してください。
|
 |
| 4 | スペースの指定 | 右記のページが表示された場合は 「Space」 ボタンを押して下さい。これが表示されずに次の行のメッセージが表示される事も有ります。 |  |
| 5 | 実行結果 | 右記のメッセージが表示されれば成功です。 |  |
| 6 | 接続確認 | remote-work スペースにページを追加したり、ページにコメントを追加したりしてみましょう。右記の様に、表示されます。コメント内に宛先を指定する「@メンション」が入っていた場合は、Slack でもメンションになりますので素早く気付けます。
また、「View change」ボタンで変更内容を確認したり、「Reply」ボタンでコメントに返信することもできますので、確認してみて下さい。 |
 |
利用例：Confluence と Slack でWEB会話
利用例として、Confluence と Slack を活用してリモートで会話する方法を紹介します。有料プランではグループでも会話する事が出来ますが、ここでは無料プランで利用できる1対1の会話をする方法を紹介します。
| タイトル | 手順 | 画面 | |
|---|---|---|---|
| 1 | ダイレクトメッセージ | Slack は、チャンネルで会話をする事が基本ですが、1対1の ダイレクトメッセージという機能が有ります。始めるには、ダイレクトメッセージの横の＋ボタンを押します。 |  |
| 2 | 議事録の保存 | 通話する相手を選択する画面が表示されますので相手を一人だけ選んで、開始ボタンを押します。ユーザーが多い場合は、入力エリアにユーザー名を入力する事で絞り込む事もできます。 |  |
| 3 | リモート会議の開始 | 会話したい相手とのダイレクトメッセージの画面で上部の電話アイコンをクリックして通話を開始します。 |  |
| 4 | 呼び出し画面 | 呼び出し中は右記の様な画面が表示されます。先方が応答すると会話が始められます。会話はパソコンのマイクとスピーカーを利用しますので、これらを有効にしておいて下さい。 |  |
| 5 | Confluence の共同編集 | 会話中にConfluence の同じページの編集を実施すると、相手の編集内容がチャットの様にリアルタイムで表示されます。この機能を利用して、Slackで会話した内容を書き留めておくと便利です。 |  |
ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください。
