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情報共有ツールを社内に浸透させるコツ

〜塵も積もれば山となる！ツールを浸透させるちょっとした工夫〜

ツール選定の際、複数の製品を比較してじっくり検討、評価されますよね。細かい機能比較表を作成される企業様も多いですね。
でも、ツール導入で注力すべきは、導入した後です。せっかく長い時間かけて導入したは良ければ、社内に浸透せず、結局使われなくなってしまったということが多いようです。
逆にうまく浸透している企業様では、さまざまな「ちょっとした工夫」をされているようです。例えば、、、Confluenceのちょっとした工夫をご紹介します。

よく使う、見るドキュメントをConfluenceに入れておく！

何の情報もないところには、誰もアクセスしませんし、情報を蓄積しようとしません！逆にそこに情報があれば、利用する頻度もぐんと高まります。Confluenceではワードのインポートも可能ですので、それを活用して、今あるドキュメントを入れておきましょう！

ドキュメントを作成するときに、ユーザーに迷わせない！

Confluneceのみならず、情報共有ツールを利用の場合、「この情報はどこに書いたらいいんだろ？」と迷うことはないですか？迷ってしまうと、とりあえずローカルのワードやテキストに書いておこうかな、とConfluenceに書く事やめてしまいます。
そんなときに、ページテンプレートとラベルマクロが便利です。これを使うことによって、どこにあるページでも集約することができます。
例えば、利用を始めるとさまざまな場所に議事録等が散在したりします。議事録のページテンプレートに「ミーティング議事録」などのラベルを埋めておくことがよって、同じラベルがついているページを集約することができます。その他「迷わせない」工夫は各社様さまざまですが、この視点は重要ですね。

スペースのトップページ、ダッシュボードを有効活用する！

スペースを、プロジェクトや部署で分けて活用することが多いと思いますが、そのスペースのトップを有効活用してみてください。マクロを利用しながら、プロジェクトの注意事項や新着情報などを出すようにすると、「そこを見ればプロジェクトのことがわかる！」と思い利用が促進される事例をよく聞きます。

当社では、「社員ポータル」というスペースを設け、社員に周知したいことや各種ツールや規則一覧、座席表や電話のかけ方など、社員が通常業務をする上で一般的に必要となるような情報をスペースのトップページに集約しています。ダッシュボードも、右側を自由に変更できますので、そこに注目してほしい内容を表示しておくと利用促進に役立ちそうですね。

スペースのトップページ、ダッシュボードを有効活用する！

ツールの浸透方法は、企業文化によって異なってきますが、正直企業文化を変えるのは一筋縄ではいかない大仕事です。ちょっとした工夫を続けることによって、ツールを浸透していき、業務効率化を図っていきたいですね。

情報共有ツールの選定時や、導入後何から始めればよいか悩んだら？「すっきりわかる！はじめてのConfluence」無料オンラインセミナーを受講してみましょう。セミナー最後の質疑応答で、導入時導入後のお悩みを相談できます。リックソフトのアトラシアンコンサルが丁寧にお答えいたします。

お知らせ

プレスリリース

Atlassian製品とTableauを組み合わせたプロセス分析ソリューションを提供開始

課題管理、タスク管理、プロジェクト管理ツールのJIRA（ジラ）製品の中に蓄積されたデータを誰でも簡単にスピーディな多面的な分析で、全社から組織や事業、チームから個人に至るまで仕事の量・時間・コストなどをドリルダウンで可視化するためのプラットフォームとしてTableau(タブロー）の販売提供を開始しました。

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