チームでの情報共有にはツールの導入がおすすめ！定着するツールの選び方を解説

チーム・組織で業務を行っているのであれば、何かしらの形で日々情報共有は行われています。

アナログなものでいえば、「誰が・どこに行くか」を示すホワイトボードの予定表や回覧板。オフィスにITが浸透している今、メールやビジネスチャット、グループウェアが当たり前となってきました。「情報の進捗はスプレッドシートで管理」、「契約書はファイルサーバに置く」と、複数のITツールを組み合わせているチーム多いでしょう。

しかし複数ツールがあると、「共有しているつもりだったが見られていなかった」「聞いていたのと違うツールに置いてあった」などと行き違いも起こりえます。

チームで情報共有がきちんと行えていない場合、業務が属人的になりさまざまなトラブルやリスクにつながりかねません。属人化とは、特定の個人に依存しすぎている状態を指します。特定の従業員や個人のスキル、知識、経験に過度に依存して業務プロセスが運営されると、その個人が不在の場合や離職した場合に問題が生じてしまいます。

情報共有を効率的に行える体制を整えれば、チーム全体へのナレッジの蓄積、検索による正確かつスピーディーな対応などのメリットがあります。

正確かつスピーディーに対応できる

昨今、メールやビジネスチャットによる情報共有が多くの企業で主流になっています。ただ情報がさまざまなチャネルに乱立し各メンバーの管理に依存することで、「目的の情報へなかなかたどり着けない」「業務の属人化」「担当者不在時のトラブルに対処できない」などの問題が表面化してきている実態もあります。

これらの問題は、情報共有ツールの導入と適切な運用で解決できます。例えば担当者が不在の場合でも、情報共有ツールに対応状況が記されていれば後任はすぐに状況を理解し、現場に混乱を生むことなく正確な対応が可能です。その他スケジュール、作業進捗、マニュアル（作業フロー、トラブル対応）、営業資料などの情報を共有しておくことで必要な情報をスピーディーに社内全体で活用できます。

ナレッジやノウハウを蓄積・共有できる

欲しい資料や成功事例、トラブルへの対処法などを共有することは、業界や業種を問わず重要となってきます。

メンバーの中には、チーム共通のITツールではなく個人のメモアプリやタスク管理ツールにナレッジを整理し、「チームに共有するまでもないな」と自己判断して共有しない人の方が多いのではないでしょうか。しかし、こういった個人メモこそ、他のメンバーにとっては貴重な情報ということもあります。

「取引先の ●● さんは手土産にXXを持っていくと喜ばれる」といった取引先のTipsや「年末調整の提出書類は原本のほかにスキャンしてストレージに入れる」といった社内業務のメモまで、自分以外にとっても有用な情報があるはずです。

これらのナレッジやノウハウを検索機能が充実したツールに保存しておけば、未来の自分にとってもほかのメンバーにとっても、情報収集の手助けになります。業務での引き継ぎが発生した時や新入社員の教育の場面においても、人に聞かなくても過去のナレッジから自分で業務の情報を集める仕組みを整えておくと業務効率が向上し、チーム・部署全体の成長スピードを加速することができるでしょう。

テレワークに対応できる

従来は、出社し朝礼や対面でのミーティング、ホワイトボードへの記載などの管理といった共有方法が主流でした。

どこからでもアクセスできる情報共有ツールを導入することで、オフィスでも自宅でも出張先でも、クラウド上でリアルタイムに情報のやりとりができるようになります。テレワークを実施する企業にとっては業務効率を向上させるチャンスとなるでしょう。

組織にとって重要かつメリットの多い情報共有ですが、「手間が掛かる」「重要性の認識が欠如している」「やる人とやらない人がいる」などの理由から運用が現場に定着できず課題を感じている企業は少なくありません。ここでは情報共有がチーム内で定着しないいくつかの理由を解説します。

作業に手間と時間がかかってしまうため

営業職の場合は業務時間のほとんどを顧客との商談やコミュニケーションに費やします。何件も顧客先をはしごしたり、長時間の移動が必要になったりすることもあるでしょう。顧客対応で手一杯になると、社内向けの情報管理や共有の優先順位が下がってしまう傾向があります。

またアナログでの情報共有の場合、ミーティングに必要な資料を印刷したり説明に必要な顧客情報を整理したりするなどの手間も発生します。こういった点からも情報共有には作業や時間が掛かってしまうというイメージが付いてしまい、情報共有の作業をおっくうに感じてしまう方もいるようです。

チームメンバーが情報共有の重要性を理解できていないため

組織において「ただ情報共有をしましょう」とルールを決めても、その目的や背景を理解できていなければ習慣化することは難しいでしょう。情報共有が出来ていないと問題やトラブルが発生した際対応が遅れてしまったり、チームでのコミュニケーションが希薄になります。また、メンバーの退職や異動が発生した際にうまく情報共有ができていないと、顧客との信頼関係や不利益につながってしまうケースもあるでしょう。

情報共有の重要性を浸透させるには、徹底したチームの意識改革が必要です。

情報共有のルールが明確でないため

情報共有のルールが明確になっていないと、習慣として定着しにくいです。フォーマットや必要な内容・項目などが分からないままでは「情報共有をしているつもりだった」、「この情報については共有しなくてもいいと思った」など個人の解釈で判断してしまいます。

情報共有を行う際には「①頻度やタイミング」「②共有するべき内容」「③共有する方法やツール等、明確なルール」を設定しメンバーに認識させることが大切です。

情報共有にはさまざまな手段があります。例えば多くの組織が導入している、メールやチャットツールなどです。スピード感を持ってやり取りをすることができますが、膨大な量になり管理しづらく、情報を見落としてしまうデメリットがあります。

また付箋やメモなどの紙媒体を用いた手段も情報共有の一つ。ただ複数のメンバーへ同時に共有出来ない、時間や手間がかかる、情報漏洩のリスクがあるなどのデメリットが潜んでいます。

こういった既存手段のデメリットを解消できるのがSaaSの情報共有ツールです。オンライン上で共有を行うことにより、「スピード感を持って伝えるべきメンバーだけに共有」「検索機能を用いてすぐに情報取得が可能」「情報漏洩リスクを軽減」といった多くのメリットがあります。

DX化が加速している背景から、多くの情報共有ツールが存在しています。組織の特性や使う対象、どんな情報を共有したいかなど、選ぶ基準は組織によって異なります。ここではツールを導入する上で、重視して検討すべき点について詳しく解説します。

チームメンバーにとって使いやすいか

ツールを導入する上で「メンバーが使いやすいか」という点は重要です。したがって多忙な業務の中でも手間にならない、操作性の高さが重要です。

また複数の資料やデータを共有することがある場合は、紐付けが簡単かどうかも確認しましょう。多機能かつ高性能なツールは多く存在していますが、メンバーが使いこなせなければ無駄なコスト（ライセンス料）がかかってしまうだけです。利用目的を想定し使いやすいツールを検討しましょう。

ユーザー向けのサポート体制は整っているか

情報共有ツールはチームメンバー全員が使って初めて効果を得られるツールです。使い方が人が先生役を任されるようでは、ITリテラシーが高いスタッフの業務に支障が発生します。エンドユーザー向けのカスタマーサポートや、使い方研修なども行っている製品を探すことをおすすめします。

Confluence（コンフルエンス）ユーザーの
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必要な情報が検索できるか

ミーティングの議事録や社内申請書類をツールで管理する場合、すぐに膨大な情報量になってしまいます。そんな時に過去の情報を即座に検索し取得することができると、業務効率はぐっと上がります。

「キーワード検索」「カテゴリの設定」「候補ワードの表示機能」など、検索機能が充実しているツールを選ぶと良いでしょう。情報共有のしやすさも大切な観点ですが、取得した情報を活かすことができるかという視点も重要です。

費用対効果は十分か

新たにシステムを導入すると、初期費用と運用コストがかかります。多様化しているツールの中で自社に合っているかを確認するために、まずは無料プランやトライアル期間を設けているツールを選択し、実際に利用してみながら導入を検討することをおすすめします。

また無料の場合でも利用人数や容量によって有料へのアップグレードが必要なツールも多いです。有料にした場合に使える拡張機能が増えることもあるため、何名くらいが利用する想定なのか、どんな機能が必要なのかを比較・検討した上で選択しましょう。