個人単位、組織単位でやることが明確になり、仕事の進行状況が可視化できます。
報告、連絡、相談する時間が軽減できます。
これにより、チーム内、マネージメント層の認識のずれをなくすことができます。
JiraのタスクとConfluenceのページをリンクさせることで、情報を一元管理することができます。
Jiraの課題に、関連するConfluenceのページをリンクさせることができます。
Jiraの課題にConfluence上のドキュメントをリンクさせると、関連情報の集約や簡単な成果物管理も可能になります。
Confluence上から関連するJiraの課題をリンクさせることもできます。1つの課題だけでなく、課題一覧も表示可能です。
例えば、経営層などはJiraの詳細の課題のステータスまでは管理せず、大枠の状況だけを管理/報告すると思いますが、その際に必要な内容だけど検索して表示させると、レポートとして活用できます。
ConfluenceからのJiraの起票できます。
例えば、Confluence上で会議の議事録を作成時に、その会議で割り当てられたタスクをJiraで管理する場合、いちいちJiraに移動して課題を起票しなくてもConfluence上から起票が可能です。
Jiraの課題側にもこのConfluenceページがリンクされますので、何のためにやることなのか？どういう議論でこれをやることになったのか？を後からたどることができます。
ただ単に作業をするだけではなく、目的を確認しながら、作業を進めることができます。
JiraとConfluenceを紐づけることによって、情報の一元化を図ることができるだけではなく「目的、ゴールを意識した仕事の進め方」の手助けにもなります。
今後ナレッジとして活用できそうな情報をConfluenceにまとめ、それを必要な際に検索することでナレッジ活用ができます。
Confluenceは高度な検索機能を持っています。
検索文字列、対象スペースや投稿者、最終変更日や検索するコンテンツで絞り込みができます。添付ファイルの中の文字列も検索します。例えば、パワーポイントに記載した「ファイルの中身も検索」で該当ファイルを検索できます。
読みたいマニュアルなどにも簡単に辿り着けます。検索文字列、対象スペースや投稿者、最終変更日や検索するコンテンツで絞り込みます。
添付ファイルの中の文字列まで検索します。例えば、パワーポイントに記載した「ファイルの中身も検索」で該当ファイルを検索できます。
使う人にわかりやすいドキュメント管理が可能です。
階層構造で管理できる、関連のある情報は親・子と整理することで、作成する人も見る人もとても分かりやすくなります。
ラベル毎に、集約することができるため、例えば「議事録だけを集約する」ことや、「お役立ちラベル」などを付けることで他の人に教えたいページを集約して見せることができます。
Confluenceの「共有」機能を利用することでより知らせやすくなります。
Confluenceにナレッジを蓄積することで、情報が「ほしい人/知りたい人」にとっても、「見せたい人/知らせたい人」にとっても、便利になります。
添付したファイルのバージョン管理が可能です。またページの変更履歴もわかるので、あとから誰がいつどこを変更したかが明確で、確認するのも楽になります。
ファイルサーバでのファイル管理や、Jiraでのファイル管理では、同じようなファイル名で日付が違ったり、「作成途中」とつけたファイルが散在していて、最新のファイルを探し出すのに時間がかかるということをよく聞きます。
Confluenceではファイルのバージョン管理ができるためそのような煩雑さから解放されます。
ファイルのバージョン管理ができるとは言え、ファイル管理システムではないので、ファイル数や容量が膨大になるとパフォーマンスに影響がでます。
そのため、やはりそもそもの使い方である、Confluenceのページ上にドキュメントを書くという方法をお勧めします。
添付ファイル、ページ、どちらのバージョンにもコメントが入れられるようになっていて、そこに変更した理由を書いておくをお勧めします。
変更した事実だけでなく「なぜ」変更したがわかるようにしておくことは、チームで仕事をする上で重要になります。
変更した理由を書いたり一言添えることで、コミュニケーションのズレや無駄な衝突がぐっと減り、これも一つの業務効率化に繋がります。
Confluenceのバージョン管理機能で、煩雑なやりとりから解放され効率化を図れるだけでなく、チームの和を保ちながら仕事を進められます。
Confluence のことなら、何でもお問い合わせください
