2015/03/16
無料Webセミナー報告：効率的な情報共有によるプロジェクト管理・運用の改善方法
Author
渡辺 裕美Hiromi Watanabe
プロジェクトの管理・運用をしていく上で、下記のようなお悩みをお持ちの方向けに、セミナーを開催しました。
対象
- プロジェクト管理にどのようなツールが有効なのかと悩んでいる
- 情報共有が上手くできないと悩んでいる
- 協力会社など他社との情報共有、プロジェクト管理に悩んでいる
今回はWebセミナー形式での開催です。
内容を抜粋して少しご紹介いたしますと、
まずプロジェクト運用・管理の現状は？
「メール + 添付ファイルがメイン」
- 変更はメールで伝達
- 文書の共有は、メールに添付した Wordファイル
- 進捗、課題の管理は、メールに添付した Excel ファイル
メール中心によるコミュニケーションの問題点は？
- ナレッジ共有ができない
- プロジェクトに必要な情報（要件定義書、基本設計書など）共有ができない
- コミュニケーションコストが高い
ワードやエクセルでの添付ファイルでのやりとりの問題として、最新情報が何か？また、どこが修正・変更されているのか？などプロジェクトに必要な情報共有に問題が残ります。
また、コミュニケーションの手間が膨大になっています。
100人が参加するプロジェクトで一人1日1時間探すのに掛けていた場合、1日100時間20日を掛けると1っ月で2000時間を費やしていることになります。
このような膨大なコミュニケーションコストを削減は、ビジネスをするうえでの大きな課題となります。
そこで解決策として、
リックソフトからのご提案です
メール+添付ファイル・コミニュケーションから脱却！
- 情報を1か所に集約して管理/共有する。
- メールは通知のみ。共有する情報はメールに書かない。
- 情報の共有は Confluence, プロジェクト運用のために必要な課題管理、進捗管理はJIRAを利用する。
アトラシアンのConfluenceとJIRAを相互に連携して利用いただくことで、多くの課題が解決できると思っております。
プロジェクトを成功するためには、随時メンバー間で情報共有しながら進めて行く必要が有りますが、情報共有に時間がかかったりメンバーの負担になるようでは困ります。
効率的なコミュニケーション手法とは？
メールでのミニュケーションをやめて一か所に情報を集約して共有する事が重要です。
効果的なプロジェクト管理運用のための情報共有とは？
一か所に情報を集約して共有する。
- メール中心のコミニュケーションでは、1対１が中心になってしまいます。チームでコラボレーションしましょう。
- 個人のメールボックスに重要な情報が埋もれてしまうとナレッジになりませんし、後から参加したメンバーには見えません。
- 情報共有にConfluence, 進捗管理などのプロジェクト運用に JIRA を利用される事をお勧めします。
具体的にどのように情報共有するのか、進捗管理をするのかを製品のデモをお見せしながらご紹介します。
デモ動画をご覧ください。
（13：38頃から製品の説明が始まります。）
まとめ
- プロジェクト運用・管理のためには、情報共有が重要
- プロジェクト運用・管理のためには、進捗管理が重要
ツールを導入することで、新しい業務スタイルになる可能性もあり、社内の方に抵抗もあるかもしれません。
ツール導入は、企業にとって投資になります。
導入効果をどのように図るか？
- コミュニケーションコストをどの程度削減可能か？
- ナレッジ共有による業務効率がどのように出来るか？
ツールを導入するだけでは問題は解決しません。
皆様の会社の文化に合った運用ルールを決め、ツールを活用することでメリットが生まれ、ビジネスに貢献できると考えております。
セミナー資料：
https://www.slideshare.net/secret/qznRy0uXpTZ2OE
